Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement für Photovoltaikunternehmen – Anlagendokumentation, die Sie wiederfinden
Wir bauen DMS-Systeme, die zur Realität eines Solarbetriebs passen: Verträge, Pläne, Datenblätter, Abnahmeprotokolle und Behördenkorrespondenz strukturiert pro Anlage und Kunde.
In den meisten Photovoltaikbetrieben sind Anlagen-Dokumente in einer Mischung aus Outlook-Ordnern, lokalen Festplatten, OneDrive-Strukturen, ausgedruckten Aktenordnern und WhatsApp-Anhängen verteilt. Wenn drei Jahre nach Inbetriebnahme der Kunde anruft und das Inbetriebnahmeprotokoll braucht, geht die Suche los – oft erfolglos.
Ein anlagen-zentriertes DMS löst dieses Problem strukturell. Jede Anlage hat eine eigene Dokumenten-Ablage, die automatisch befüllt wird: Angebot beim Vertragsabschluss, Pläne aus der Planungsphase, Datenblätter der verbauten Komponenten, Abnahmeprotokoll vom Monteur-Tablet, Förderbescheid vom Behördenportal, Rechnungen aus der Buchhaltung. Alles strukturiert, durchsuchbar und mit eindeutiger Anlagen-Zuordnung.
Unser DMS ist kein generisches Tool wie SharePoint, das man zur Anlagenverwaltung zwingen muss. Es ist eine fachlich passende Anwendung, die genau auf die Dokument-Typen und Workflows eines PV-Betriebs zugeschnitten ist.
Was Ihr DMS leistet
Anlagen-Dokumentation, die funktioniert
Anlagen-zentrierte Ablage
Jede Anlage hat einen vollständigen Dokumenten-Ordner mit definierter Struktur – nicht 27 verschiedene Outlook-Ordner-Logiken.
Automatische Verschlagwortung
Beim Upload werden Dokument-Typ, Anlage, Kunde und relevante Daten automatisch erkannt (KI-basiert) und zugeordnet.
Volltextsuche
Suche über alle Dokumente – Inhalte von PDFs werden indexiert, sodass Sie auch nach einem Wort aus dem Vertrag wiederfinden, was Sie brauchen.
Multi-Input-Erfassung
E-Mail-Anhänge per BCC-Adresse, Smartphone-Foto-Upload, Drag-and-Drop, Scanner-Anbindung – Sie bringen Dokumente rein, ohne extra App.
Rechtssichere Archivierung
GoBD-konforme Aufbewahrung mit Versionierung und unveränderlichem Audit-Log – wichtig für Buchhaltung und Förder-Nachweise.
Sicheres Teilen
Dokumente lassen sich rollenbasiert teilen (intern, mit Kunden über Portal, mit Lieferanten) – ohne sie per Mail rauszuschicken.
So entsteht Ihr DMS
- 1
Bestandsaufnahme der heutigen Ablage
Wo liegen Dokumente heute? Welche Dokument-Typen gibt es? Was sind Engpässe? Das ist die Basis für die zukünftige Struktur.
- 2
Dokumenten-Modell + Workflows
Wir definieren Standardstrukturen pro Anlage, automatische Workflows (z.B. Angebot → Auftrag → Rechnung) und Aufbewahrungsfristen.
- 3
Migration der Bestände
Bestehende Dokumente werden migriert und automatisch zugeordnet – mit KI-Unterstützung dort, wo manuelle Sortierung zu aufwendig wäre.
- 4
Roll-out + Anbindung
Anbindung an E-Mail-Postfach, Buchhaltung, ERP und Monteur-App. Schulung und Begleitung in den ersten Monaten.
Häufige Fragen
Antworten auf Ihre Fragen
Alles, was Sie über die Zusammenarbeit mit digimax wissen müssen.
Welche Dokument-Typen werden unterstützt?
Wie funktioniert die automatische Zuordnung?
Können wir bestehende Strukturen aus OneDrive/SharePoint importieren?
Was passiert mit Bestandsdokumenten, die keine eindeutige Anlage haben?
Lässt sich das DMS mit unserer Buchhaltung verbinden?
Wo liegen Ihre Anlagen-Dokumente heute – und wer findet sie schnell wieder?
Im 15-Minuten-Sparring schauen wir uns Ihre aktuelle Ablage-Struktur an und sortieren das Migrationsthema.